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Individuelle Scan-Software für die Kontrollstelle L-GAV

Wir durften für die Kontrollstelle des LGAV des Schweizer Gastgewerbes ein Modul für unsere ComgateScan-Software entwickeln. Die Kontrollstelle kann nun mittels höchster Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit Dokumente einscannen und diese direkt auf das installierte Dokumentenmanagement-System (ComgateDms) hochladen.

Ausgangslage

Alle ungefähr 30‘000 Gastrobetriebe der Schweiz deklarieren jährlich bei der Kontrollstelle L-GAV ihre Vollzugskostenbeiträge. Da die Kontrollstelle papierlos arbeitet, werden die erhaltenen Briefe durch einen Mitarbeiter eingescannt und in das installierte Dokumentenmanagement-System (ComgateDms) hochgeladen, wo sie ganz einfach wieder mithilfe von Suchargumente gefunden werden können.

Dieser Scan-Vorgang erfolgte vor diesem Projekt mittels einer Standardsoftware, welche sehr fehleranfällig und schwer in die neue Infrastruktur einzupflegen war. Comgate durfte nun diese Software durch die in-house-entwickelte Scan-Software ComgateScan ablösen.

Anforderungen

• Hocheffizientes einscannen von Dokumenten
• Automatische Barcodeerkennung
• Manuelle Korrektur der Beschlagwortung
• Direktes Hochladen in Dokumentenmanagement-System (ComgateDms)
• Ansprechende nicht blendende Benutzeroberfläche

Lösung

Zur Umsetzung wurde die von der Comgate entwickelte Software ComgateScan verwendet. Hierbei handelt es sich um eine Scan-Software, welche extrem flexibel ist und somit problemlos auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden kann. Dank dieser Software ist es möglich, sehr schnell einen perfekten Scan-Workflow zu entwickeln. Der Fokus liegt auf der Benutzerführung, der Geschwindigkeit und der Zuverlässigkeit.

Dokumente werden in Stapeln von 50-100 Blättern in den automatischen Dokumenteneinzug gelegt. Die Software beginnt automatisch mit Scannen. Sobald der Einzug wieder leer ist, kann der nächste Stapel eingelegt werden und das Einziehen beginnt von neuem (ohne das erneute Betätigen einer Schaltfläche). Auf der Benutzeroberfläche erscheinen die Dokumente bereits nach Barcode gruppiert. Jedes Dokument kann nun mit einem Betrag versehen werden (hier erfolgt die Eingabe des Betrags manuell - die automatische Texterkennung wurde explizit nicht gewünscht, ist aber im Feature-Set von ComgateScan enthalten).

Sind die gewünschten Dokumente fertig eingescannt und beschlagwortet, können sie direkt an das Dokumentenmanagement-System hochgeladen werden. Verwendet wird hier ComgateDms – andere Optionen bestehen aber bei ComgateScan ebenfalls.

Gerne entwickeln wir auch für Ihre Firma ein Modul für unsere Scan-Software!